하이브리드 업무를 위한 현대적인 회의 에티켓: 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

이제 우리의 나쁜 전염병 습관은 우리가 보내려는 의도가 아닌 메시지를 보내는 것일 수 있습니다.

에티켓을 전문으로 하는 영국의 전문 교육 회사인 Debrett’s의 “하이브리드 작업 핸드북”의 저자인 Liz Wise는 “우리 모두는 화상 통화를 많이 했고 그 결과 만족감을 얻었습니다.”라고 말했습니다. “모두의 기준이 떨어졌습니다.”

그렇다면 회의에 대한 현대인의 기대는 무엇입니까?

우리는 이 새로운 환경에서 회의에 대한 최고의 팁을 얻기 위해 일부 에티켓 전문가와 이야기를 나눴습니다.

가상 회의는 회의 복장에 대한 우리의 생각을 바꿔 놓았습니다. 어떤 경우에는 상의는 비즈니스, 하의는 잠옷을 입는 것을 의미합니다. 그러나 전문가들은 남자들이 바지를 입지 않고 지내고 싶은 유혹을 받더라도 그렇게 해서는 안 된다고 말합니다.

“언제 나타나야 할지 결코 알 수 없습니다. [out of your seat]샌안토니오에 있는 텍사스 프로토콜 학교 예절 교육 회사의 소유주인 Diane Gottesman은 말했습니다. “우리는 일어나지 않을 것 같은 일이 일어날 것이라고 예상해야 합니다.”

스위스의 에티켓 컨설턴트인 Julia Esteve Boyd는 전체적인 외모를 고려하라고 말합니다. 동료들과 화상 통화를 할 때는 복장 규정이 상당히 캐주얼할 수 있지만, 고객이나 임원들과의 경우에는 단정하게 옷을 입는 것이 좋습니다.

“대면 회의와 같은 수준의 격식을 갖춰야 합니다.”라고 그녀는 말했습니다.

하이브리드 환경에서는 방해 요소가 더 많은 경우가 많습니다. 룸메이트가 당신에게 말을 걸거나 사이드바 이메일과 알림을 보내는 경우에도 당신이 방해를 받을 가능성은 많습니다.

전문가들은 중요한 회의를 위해 알림을 끄고 화면에 시선을 고정하는 것이 도움이 될 수 있다고 말했습니다. 당신의 시선이 방황하는 것을 다른 참가자들이 볼 수 있습니다. 가까운 동료 간의 의사소통 등 비공식적인 상황에서는 회의 중에 이메일을 작성하는 것이 허용될 수 있습니다. 당신이 급하게 필요한 일을 처리하고 있다는 사실을 다른 사람들에게 알리십시오.

말을 하지 않을 때는 침묵을 지키는 것이 예의입니다. 특히 대규모 회의이거나 배경 소음이 있는 경우에는 더욱 그렇습니다. 하지만 가능하면 카메라를 켜 두도록 노력하라고 전문가들은 말합니다. 이 기능을 끄면 주의를 기울이지 않고 있다는 의미일 수 있습니다.

Steve Boyd는 “원격 환경에서 작업하는 경우 여전히 완전히 참석하고 참여해야 한다는 점을 기억하세요.”라고 말했습니다.

더러운 접시를 눈에 띄지 않게 보관하세요

원격이든 직접이든 모든 참석자는 자신의 배경에 주의를 기울여야 합니다.

가상 환경이라면 배경이 깔끔하고 산만하지 않은지 확인하세요. 빈 벽이 좋고 작업 각도가 더 좋다고 Gottesman은 말했습니다. 공식적인 화상 통화에서는 침대나 더러운 접시를 남겨두고 싶지 않을 수도 있습니다. 혼잡한 카페와 같은 경우에는 근처에 있는 사람들이 회의에 참석하기를 원하지 않을 수 있으므로 배경을 흐리게 해야 할 수도 있습니다. 가상 배경도 허용됩니다. 애니메이션이 너무 많거나 색상이 번쩍여서 이미지가 산만해지지 않는지 확인하라고 Steve Boyd는 말했습니다.

직접 참석하는 사람들은 배경 조명이 너무 어둡지 않은지 확인해야 합니다. 이는 방에 있는 사람들의 이미지를 어둡게 만들 수 있습니다.

정기적으로 손톱을 뜯거나, 의자를 돌리거나, 창시계를 돌리거나, 눈을 굴리거나 구부정하게 앉아 있는 경우, 이는 자신이 지루하고 관심이 없다는 것을 무심코 나타내는 것일 수 있습니다.

하이브리드 회의에서는 신체 언어와 표정이 매우 중요합니다. 화상 회의 도구는 가상 참석자의 이미지를 확대할 뿐만 아니라 경우에 따라 직접 참석자에게 자체 화면 상자를 제공하므로 귀하의 모든 움직임과 얼굴이 다른 사람들에게 더 잘 보입니다.

Wise는 “이 모든 것들은 화면에서 과장되었습니다.”라고 말했습니다. “이것들을 알아 두십시오.”

하이브리드 회의의 한 가지 이점은 사람들이 음성이나 채팅을 통해 참여할 수 있다는 것입니다. 그러나 모든 채팅이 환영받는 것은 아니며 채팅이 너무 많으면 주의가 산만해질 수 있습니다.

Steve Boyd는 “적절하게 사용하는 것이 좋습니다.”라고 말했습니다. “때로는 책을 읽느라 너무 바빠요 [chat] 시리즈, 나는 화자의 말을 듣지 않습니다.

그녀는 회의 주최자가 채팅 기능이 너무 산만하다고 판단되면 채팅 기능을 비활성화할 수도 있다고 덧붙였습니다. Gottesman은 채팅 메시지가 중요하다면 참석자들이 직접 팝업 메시지를 알아차리지 못할 수도 있으므로 구두로 표현하는 것이 좋을 수도 있다고 말했습니다.

하이브리드 회의에서 가장 짜증나는 점 중 하나는 사람들이 소속감을 느끼지 못하는 경우가 많다는 것입니다. 영상 지연으로 인해 방해가 발생하거나 회의실에서 재미있는 일이 발생하는 등 가상 참석자의 소외가 자주 발생할 수 있습니다.

“재미있는 일이 발생하면 ‘당신은 들어보지 못했을 수도 있지만 이것이 말한 내용입니다’라고 말하십시오.”라고 Steve Boyd는 말했습니다. “그것은 그들이 여전히 회의에 참여하고 있다는 것을 당신이 깨닫고 있다는 것을 보여줍니다.”

비디오 지연으로 인해 참석자들이 실수로 서로 대화를 나누는 경우 이상한 방해가 발생할 수 있습니다. Gottesman은 참석한 모든 사람이 멈추고 이러한 지연에 대비하여 모든 사람이 원할 경우 참여할 수 있도록 하는 것이 중요하다고 말했습니다. 길을 건너는 데 어려움이 있으면 수신호를 보내야 할 수도 있다고 Wise는 덧붙였습니다. 가상 참가자는 손 들기 기능을 사용할 수 있습니다. 여전히 때때로 문제가 발생할 수 있지만 모든 참석자, 특히 가상 참석자를 포함시키려는 노력이 중요합니다.

“성공적인 회의는 모든 사람이 말할 수 있는 공간과 권한이 있다고 느끼는 회의입니다.”라고 Wise는 말했습니다.

화면을 씹는 것은 주의를 산만하게 하고 짜증나게 할 수 있습니다. 따라서 가능하면 간식을 화면에서 멀리 두십시오.

점심 모임과 같이 모든 사람이 회의에서 식사를 하거나 간식을 먹고 있는 경우는 예외가 있습니다. 왜냐하면 이것이 그들이 가질 수 있는 유일한 기회이기 때문입니다. 하지만 Gottesman은 가능하면 카메라를 보관하라고 말했습니다.

“나는 당신이 샌드위치를 ​​먹고 카메라를 끄는 모습을 보고 싶습니다.”라고 그녀는 말했습니다. “전원이 꺼져 있으면 당신이 실제로 거기 있는지 알 수 없습니다.”

그러나 카메라 앞에서 불편하다면 참석자들에게 식사를 위해 카메라를 끄고 식사가 끝나면 다시 켜겠다고 말하면 된다고 Steve Boyd는 말했습니다.

문제를 사전에 인지

참작할 수 있는 상황이 발생하여 시끄러운 환경에서 작업해야 하거나, 일찍 퇴근하거나, 회의에 늦게 참여해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 이런 경우 항상 참석자와 감독자에게 미리 알리는 것이 가장 좋다고 전문가들은 말했습니다.

Wise는 “모든 에티켓과 마찬가지로 고백하는 것이 가장 좋습니다.”라고 말했습니다. “당신이 이상한 상황에 처해 있다고 설명해주세요.”

모든 사람의 시간을 존중하세요.

회의의 기본 규칙은 정시에 나타나고 정시에 끝나는 것입니다. 현재 많은 사람들이 연속적인 하이브리드 회의를 개최하고 있어 비디오 피로로 이어질 수 있으므로 이는 특히 중요해졌습니다.

몇 분 늦게 회의를 시작해야 하는 경우가 있을 수 있지만 이르지는 않더라도 거의 항상 정시에 끝난다고 Gottesman은 말했습니다. 주제에 집중하세요. 마지막에 의논하고 싶은 내용이 있다면 중요한 내용이 아닌 한 회의 후에 후속 조치를 취하세요.

“우리는 예정된 시간보다 1분 일찍 새로운 회의를 시작하고 싶지 않습니다.”라고 그녀는 말했습니다. “만남을 연장하면 선호하는 상대가 아닙니다.”